Sistema de Captura y Seguimiento Automatizado de Leads
El Problema
El proceso de captura y seguimiento de leads se hacía todo manualmente. El equipo no sabía cuándo entraban nuevos leads al sistema ni hacían seguimiento a tiempo, resultando en oportunidades perdidas y respuestas lentas a prospectos interesados.
Los leads llegaban al formulario web pero no había notificación inmediata al equipo de ventas
No existía validación para evitar duplicados, generando confusión en el seguimiento
Los emails de bienvenida se escribían manualmente sin personalización, consumiendo tiempo valioso del equipo
La Solución
Desarrollo de un pipeline completo end-to-end que captura leads desde el formulario web, valida automáticamente si ya existen en la base de datos, genera emails de bienvenida personalizados usando inteligencia artificial, y envía notificaciones instantáneas al equipo de ventas vía Telegram. El sistema incluye un mecanismo de aprobación humana antes del envío final del email para garantizar calidad.
Componentes Clave
Captura y Validación de Leads
Cuando un prospecto completa el formulario, el sistema valida automáticamente en NocoDB si el email ya existe para evitar duplicados y mantener la base de datos limpia.
Registro Automático en CRM
Los nuevos leads se registran automáticamente en NocoDB con todos sus datos: nombre, empresa, tamaño de equipo, problema identificado, y fecha de primer contacto.
Generación de Emails con IA
Un agente de IA analiza el problema del lead y genera un email de bienvenida personalizado en español mexicano, con acknowledgment del problema específico y call-to-action para agendar diagnóstico.
Sistema de Aprobación Human-in-the-Loop
Antes de enviar el email, el sistema solicita aprobación vía Telegram, permitiendo al equipo revisar y aprobar o rechazar el mensaje generado por IA.
Notificaciones Proactivas
El equipo recibe notificaciones instantáneas en Telegram cada vez que entra un nuevo lead, con todos los datos clave para contexto inmediato.
Integración con Calendario
Los emails incluyen enlaces directos a Cal.com para que los leads puedan agendar su sesión de diagnóstico gratuito sin fricción.
Resultados
Impacto Principal
90% de reducción en tiempo de procesamiento de leads
De respuesta manual a automatización completa con calidad humana
Notificaciones instantáneas al equipo de ventas cada vez que entra un nuevo lead
Emails de seguimiento personalizados con IA manteniendo calidad humana mediante aprobación
100% de validación automática para prevenir duplicados en la base de datos